Produktivitas yang lebih baik adalah tujuan dari sebagian besar proyek TI, biasanya melalui mengotomatisasi proses manual. Keuntungan produktivitas sering berhenti saat dokumen kertas dimasukkan ke dalam proses. Pada saat itu, seseorang harus secara manual memasukkan data yang relevan ke dalam sistem rekam dan kemudian menyimpan atau menghancurkan dokumen tersebut. Dalam beberapa kasus, dokumen perlu dialihkan ke orang lain untuk informasi lebih lanjut atau persetujuan.

Solusi untuk memindai dan menganalisis dokumen kertas telah tersedia selama bertahun-tahun, namun masih memerlukan beberapa intervensi manual, tidak mudah digunakan, dan integrasi dengan perangkat lunak alur kerja terbatas. Kini, opsi yang lebih otomatis dan ramah pengguna mulai dipasarkan dari sumber yang tak terduga: vendor printer dan mesin fotocopy, atau seperti sekarang mereka lebih sering disebut perusahaan pencitraan dokumen.